Tai plačiai auditorijai skirta verslo valdymo sistema. Sistemoje numatytos galimybės ir funkcijos leidžia naudoti kaip "CRM" (client relationship management - liet. klientų valdymo sistema), o taip pat kaip centralizuotą įmonės procesų, bei informacijos valdymo įrankį bei darbo grupėje priemonę "groupware" (liet. darbas grupėje).

Esminiai "Group-Office" principai

"Group-Office" moduliai:

"Group-Office" turi standartinius ir gali turėti specialiai pagal specialiuosius poreikius suprogramuotus modulius. Šiuo metu yra sukurti specializuoti užduočių kontrolės, konferencijų valdymo, laidavimų apskaitos, žalų apskaitos, paslaugų rezervacijos, sandėlio, buhalterijos, gamybos valdymo, sutarčių ir k.t. moduliai.

"Group-Office" sistemoje yra integruoti visi pagrindiniai darbo grupėje sistemos elementai, kurios galite pasirinkti patys. Tiek standartiniai, tiek specializuoti moduliai "Group-Office" sistemoje yra pritaikomi sistemos naudotojo poreikiams.

Kiti "Group-Office" privalumai:

• Saugumo užtikrinimui numatytas veikimas per https protokolą kartu su SSL;
• Numatytas teisių priskyrimas skirtingiems vartotojams;
• Galime pritaikyti sistemos išvaizdą pagal Jūsų poreikius;
• Sistema yra išversta į 24 kalbas. Tame tarpe į: lietuvių, latvių, estų, lenkų, rusų, vokiečių ir k.t.;
• Numatyti individualūs nustatymai kiekvienam vartotojui.

Pirmasis "Group-Office" langas "Suvestinė"

Diegimas

Sistema gali būti įdiegta LINUX, MAC OS, Windows platformose. Yra galimybė susijungti su visomis esamomis duomenų bazėmis.

Pirminę sistemos versiją sukonfigūruojame ir įdiegiame per 20 darbo dienų (įskaitant derinimo darbus su klientu) nuo sutarties pasirašymo, nuo reikalingos medžiagos gavimo bei galimybės prisijungti prie virtualaus serverio (jei virtualaus serverio paslaugos užsakomos kitoje įmonėje).

Išbandykite sistemą!

Dėl prisijungimo slaptažodžių kreipkitės elektroniniu paštu JLIB_HTML_CLOAKING

Standartinė darbo grupėje (angl. groupware) verslo valdymo sistema turi keletą pagrindinių posistemių: CRM (angl. customer relationship management. Viešųjų ryšių valdymas, klientų valdymo sistema), ERM (angl. enterprise relationship management. Vidinių ryšių valdymas), DMS (angl. document management system. Dokumentų valdymas), EPM (angl. enterprise project management. Projektų valdymas), ABC (angl. activity based costing. Veiklos kaštai), PIM (angl. personal information management. Asmeninės informacijos valdymas), CMS (angl. content management system. Turinio valdymas) ir k.t.

Darbo grupėje sistema susideda iš šių pagrindinių posistemių:

1 pav. Darbo grupėje sistemos principinė schema

Viešieji ryšiai, klientų valdymo sistema (angl. customer relationship management) - CRM

Darbo grupėje sistema turi apskaityti ir kokybiškai valdyti viešuosius ryšius:

2 pav. Viešųjų ryšių, klientų valdymo sistemos schema

Vidiniai ryšiai (angl. enterprice relationship management - ERM)

Darbo grupėje sistema turi apskaityti ir kokybiškai valdyti visus vidinius ryšius:

3 pav. Vidinių ryšių schema

Veikiančios taisyklės

Darbo grupėje sistema turi atitikti kliento poreikius ir paklusti vidinėms bei išorinėms taisyklėms:

4 pav. Sistemą veikiančios taisyklės

Valdymo schema

Darbo grupėje sistemos valdymo branduolį sudaro 4 pagrindinės posistemės:

6 pav. Darbo grupėje sistemos sustambinta valdymo schema

Kiekviena iš posistemių turi sąryšius su vidiniais, išoriniais ryšiais, paklūsta bendrosioms sistemos taisyklėms.

Dokumentų valdymas (angl. document management system - DMS)

Dokumentų valdymo sistema paklūsta bendrosioms dokumentų kaupimo normoms ir taisyklėms:

7 pav. Dokumentų valdymo sistemos schema

Dokumentą svarbu saugoti kuo arčiau su juo susijusio objekto, tačiau išsaugoti hierarchinę dokumentų struktūrą.

Projektų valdymas (angl. enterprise project management - EPM)

Projektų, gamybos valdymas:

8 pav. Projektų valdymo sistemos schema

Darbo grupės projektų, paslaugų valdymo sistema privalo atspindėti kasdieninius nusistovėjusius veiklos santykius.

Veiklos kaštų apskaita (angl. activity based costing - ABC)

Veiklos kaštų apskaitos sistema - priemonė verslo sprendimams sukurti. Atlieka vidinio audito, veiklos kokybės vertinimo funkciją.

9 pav. Veiklos kaštų apskaitos schema

Duomenų mainai

Darbo grupėje sistema turi efektyviai valdyti duomenų srautus:

10 pav. Duomenų mainų schema

Paprastas duomenų manipuliavimas tarp darbo grupėje sistemos posistemių yra būtinas, kad sistema tinkamai funkcionuotų.

Posistemė leidžia grupuoti / segmentuoti / rūšiuoti klientus. Leidžia keisti įvairią bendravimo informaciją: planuoti susitikimus, paskirti užduotis, saugoti susijusius dokumentus, kurti elektroninius laiškus, registruoti skambučius ir k.t.

Posistemė yra sujungta su ataskaitų moduliu, kalendoriumi, užduotimis, aktyvių užduočių / susitikimų / laiškų santraukos moduliu, adresų knygelės, dokumentų moduliu.

Posistemėje galima generuoti / siųsti masinius elektroninius laiškus (naujienlaiškius), generuoti WORD, EXCEL, PDF, CSV formato dokumentus.

Posistemė sukurta viešbučių, masažo kabinetų, stomatologijos kabinetų, soliariumų, sveikatingumo centrų ir k.t. poreikiams.

Specialiame modulyje yra aprašomos tipinės paslaugos: trukmė, paslaugos aprašymas, naudojami resursai, kaina, priskiriami paslaugą atliekantys ir kontroliuojantys asmenys.

Registratoriai gali rezervuoti paslaugas kalendoriuje, priskirti klientus, sukurti V.I.P. klientams prisijungimus, koordinuoti paslaugą atliekančių asmenų darbą.

Posistemė yra sujungta su ataskaitų moduliu, kalendoriumi, užduotimis, aktyvių užduočių / susitikimų / laiškų santraukos moduliu, adresų knygelės, dokumentų valdymo moduliu.

Registratoriai mato visus darbuotojų, resursų kalendorius. Paslaugą atliekantys asmenys gali jungtis prie sistemos ir mato jiems priskirtas atlikti paslaugas (pradžios, pabaigos laiką, instrukcijas, kliento duomenis, naudojamas priemones). Klientai gali jungtis prie sistemos ir matyti jiems numatytas paslaugas, paslaugų istoriją, atsispausdinti paslaugų aprašymus, sąskaitas, bilietus ir pan. Vadovai gali matyti kiekvieno darbuotojo užimtumą, apskaičiuoti uždirbamas pajamas.

Apie paslaugą elektroniniu paštu ar SMS žinute galima kurti priminimus klientams ar paslaugą atliekantiems asmenims.

Posistemė sukurta gamybos, apdirbimo, paslaugų įmonių poreikiams. Posistemė leidžia planuoti susijusius procesus, gamybos etapus, darbus ir resursus. Susiję darbai atvaizduojami GANTT diagramoje. Atskirai galima planuoti kiekvieno resurso, darbuotojų užimtumą. Specialiomis priemonėmis draužiama pažeisti technologiją.

Posistemė yra sujungta su ataskaitų moduliu, kalendoriumi, užduotimis, aktyvių užduočių / susitikimų / laiškų santraukos moduliu, adresų knygelės, dokumentų valdymo moduliu.

Specialiame modulyje technologai aprašo technologinį procesą: susijusius darbus, trukmę, naudojamus resursus, kiekių ribojimus, užpildo įkainių, priderinimo ir kitus normatyvus. Gamybos planuotojai planuoja visų gamybos resursų ir darbuotojų užimtumą. Darbuotojai mato jiems priskirtus darbus. Sukurtas kiekvieno gamybos resurso planuojamas ir istorinis užimtumo / panaudojimo grafikas. Tiekėjai mato būsimą medžiagų poreikį. Sandėlininkai mato medžiagų poreikį ir žino, kada reikės sandėliuoti pagamintą produkciją. Vadovai mato visų gamybos grandžių užimtumą, medžiagų poreikį, gamybos apimtis, gali skaičiuoti veiklos kaštus.

Gamybos posistemė sujungiama su buhalterine, sandėlio, užsakymų apskaita. Klientai gali matyti gamybos proceso eigą, planuojamus darbus. Kuriamas darbuotojų tabelis.

Posistemė gali būti sujungta su lazeriniais kodų skaitytuvais, lietimui jautriais ekranais, gamybos resursais, staklėmis, internetine svetaine, išorinėmis duomenų bazėmis ir k.t.

Posistemę sudaro sutarčių, suteiktų limitų, sąskaitų apskaitos, išieškojimo moduliai. Sutarčių modulyje yra saugomos klientų įsipareigojimų sąlygos. Limitų modulyje aprašomi tarpusavio atsiskaitymų apimčių dydžiai - limitai (jei tokie yra). Sąskaitų modulyje registruojamos (importuojamos) visos tarpusavio atsiskaitymų sąskaitos. Jei klientai vėluoja atsiskaityti - tokios sąskaitos yra specialiai pažymimos ir su jomis pradedamas ikiteisminis išieškojimo procesas. Išieškojimo modulyje sukuriama darbų seka, darbai priskiriami atsakingiems asmenims ar išieškojimo įmonėms. Yra galimybė kurti primenamuosius laiškus, registruoti skambučius, planuoti susitikimus, matyti susijusią sutarčių informaciją, matyti kliento atsakingus asmenis, rezervuoti lėšas, apskaičiuoti išieškojimo išlaidas, matyti skolų ir išieškojimų istoriją.

Posistemė yra sujungta su ataskaitų moduliu, kalendoriumi, užduotimis, aktyvių užduočių / susitikimų / laiškų santraukos moduliu, adresų knygelės bei dokumentų valdymo moduliu.

Iš išorinių duomenų šaltinių yra gaunama informacija apie kliento mokumą. Sistema gali būti sujungta su registrų centro duomenų baze, bankroto departamento duomenimis, skolų išieškojimo įmonių sistemomis, interneto svetaine, k.t.

Prie sistemos gali jungtis Jūsų skolininkai, skolų išieškojimo įmonės.

Posistemė skirta nuotolinių konferencijų / mokymų organizavimui. Konferencijos administratorius sukuria konferencijos aprašą, numato konferencijos laiką, įkelia rodomą medžiagą. Nustatytu laiku visi konferencijos dalyviai gauna pakvietimą prisijungti prie konferencijos. Dalyviai prisijungia prie telefoninės konferencijos ir girdi pranešėjo balsą telefonu, o interneto svetainėje verčiami demonstruojamos medžiagos puslapiai.

Konferencijos administratoriai gali paruošti medžiagą jiems įprastu būdu: yra sukuriamas prezentacijos dokumentas (MS "Office", "Open Office", "Neo Office" priemonėmis) ir su specialia programa paverčiamas į konferencijai tinkamą formatą.

Priklausomai nuo konferencijos aprašo dalyviai gali arba negali vartyti konferencijos medžiagos puslapius. Konferencijos administratorius gali perversti puslapį visiems konferencijos dalyviams.

Administratorius ir visi konferencijos dalyviai priklausomai nuo suteiktų teisių gali matyti kitus konferencijos dalyvius, dalyvių nuotraukas ir kontaktinę informaciją.

Konferencijos aplinkoje dalyviai gali užduoti klausimus.